Липса на прозрачност | Подкаст епизод 258

Липсата на прозрачност е един от основните демотиватори в екипите. Което е и добра новина, защото може лесно да се преодолее и с малко усилие да се постигне голям положителен резултат.  
 
Липсата на прозрачност често фигурира като сляпо петно в съзнанието на мениджърите, просто защото за тях всичко е ясно. Но повечето хора, с малки изключения, не могат да четат мисли и наистина имат усещане за липса на прозрачност, дори и мениджърите да не си дават сметка за нея.
 
Тогава, когато хората нямат ясна представа защо се спира определен проект, защо се назначават едни хора и се уволняват други, и въобще във всички случаи, когато липсва контекста на голямата картина - тогава се създава плодородна почва за поникване на слухове, полуистини и откровено измислени истории за това, което се случва. Така се създават мътни води, в които обичайно напредват бързите и рискуващите за сметка на обмислящите и планиращите. 

Хората бързо се припознават в образите си на съвременни офисни Дон Кихотовци, тогава когато се раздават до пълно изтощение по някой проект и в определен момент той се спира, променя се с рязък завой, или напълно се затваря. Проблемът не в тези резки движения. А, в това, че те не са съпроводени с ясна и логична обосновка и комуникация към екипите. Има усещане за недоизказване на нещата. За замитане под килима. За лицемерие. 

Така, вятърните мелници на тези Дон Кихотовци изглеждат все повече. А, ентусиазмът в работата -  все по-малко. Дон Кихот и неговия верен кон Росинант (който не е задължително да е метафора за екипите на мениджърите), започват да стъпват все по-колебливо. Стават все по-замислени. Търсят някаква яснота, прозрачност и предвидимост. 
 
Създаването на прозрачност, яснота и предвидимост не е еднократен акт, а ежедневно усилие, което подравнява разбиранията на хората за това, което се случва във и около екипите. И може би, точно защото изисква постоянно усилие, затова и толкова лесно се пропуска. За сметка на спешното и шумното. 
 
Усещането на липса за прозрачност води до колебание. Колебанието води до намаляване на темпото. А това - до спадане на резултатите и удовлетворението у хората.
 
Представете си, че влезнете в обезопасена стая със затворени очи. Знаете, че не може да се нараните от ходенето със затворени очи, защото стаята е обезопасена, но въпреки това ще се движите с малки и колебливи стъпки. Причината е, че инстинктът ви за самосъхранение е по-силен от ясното разбиране за безопасност. Същото се получава и при хората в екипите - те инстинктивно ще забавят темпото, когато имат усещането, че трябва да работят със затворени очи.
 
Освен чисто психологическия позитивен ефект от прозрачността, тя може да доведе и до техническо оптимизиране на процесите, тогава когато хората по-добре и по-цялостно видят голямата картина.
 
Понякога, самите мениджъри нямат яснота за по-голямата картина към определен момент. Най-лесният начин за създаване на прозрачност в този случай е и те самите да споделят, че им липсват определени части от пъзела. И, че не ги пазят в тайна от хората. Тогава, когато мениджърите си позволят да споделят, че самите те не са напълно наясно с всички детайли по предстоящите промени – тогава се получава естествено сближаване на хората в екипа. Сближаване около общото усещане за неизвестност. От това, съвсем естествено се появяват и търпението и приемането да се работи с текущите нива на яснота и прозрачност. Каквито и да са те. 

Истинският проблем за хората, не е самата липса на яснота и прозрачност. А, усещането, че някъде по етажите има яснота, която се крие. Това води до сформиране на лагери “ние” и “те”. 

И обратното - когато има усещане, че липсва яснота и прозрачност за абсолютно всички хора на всички нива – тогава хората по-скоро се обединяват, за да могат да се справят заедно в бързо променяща се и несигурна среда.  

Липсата на прозрачност, в повечето случаи е добронамерена, т.е. мениджърите спестяват подробностите около ключовите решения, защото са по-фокусирани върху изпълнението на решенията, а не върху даването на по-широкия контекст. Така, хора в екипите забиват поглед в дърветата на пътя си, без да могат да видят гората. 

Работата е там, че различните хора имат различна нужда от яснота, за да си свършат добре работата. За някои, типично интровертите, ще е необходимо да имат много по-детайлни щрихи от картината – за да могат да видят своето място в цялото, да разберат логиката на решенията и да се почувстват въвлечени в процесите и емоционално ангажирани с крайните резултати. 

При други, колкото по-малко детайли получават – толкова по-добре за самите тях. Тези хора имат нужда да знаят само каква е следващата крачка, която трябва да направят, без да се натоварват с излишна информация. Излишната информация може само да ги обърка, или да ги забави. А, точно тези хора, обичат скоростта, вятъра в косите и бързо стават след неуспешните опити.

Хората, които систематично се оплакват, че нямат достатъчно яснота, че нещата се случват по “оня” начин и, че някой умишлено ги държи в информационно затъмнение, просто трябва да минат през няколко стъпки. Първо, да се спрат за малко. Да се запитат какво знаят със сигурност. Да се запитат от какво имат нужда да знаят. И да си го набавят. Но не само с един опит. А, с толкова, колкото е необходимо, за да се чувстват комфортно с нивото на яснота и прозрачност. 

Обвиненията към другите, че някой нещо не ги е информирал, или не се е допитал до тях, само добавят масло в огъня на собствената им фрустрация. Така, те сами се превръщат в жертви на собствените си очаквания, някой друг да направи нещо, от което самите те имат нужда, но другите не се сещат за неизказаните им нужди. 

Ролята на мениджърите в този случай, не е да държат за ръката всеки човек от екипа си, да проверяват пулса му, да измерват нивото на щастие и удовлетворението му от настоящата прозрачност в офиса. Напротив. Ролята не мениджърите е да имат зряло професионално отношение към хората си. Да дадат ясен сигнал, че са на разположение, ако някой има нужда от повече яснота. И наистина да бъдат на разположение. 

Така, хората самостоятелно могат да регулират нивото на яснота и прозрачност, от което имат нужда. И да спрат да обвиняват мениджърите си, че не се сещат за тях.

 Но естествено, отговорност е на мениджърите да регистрират този фонов шум от “на нас не ни казват”, или “нас не ни питат”, за да могат да го адресират. А, не да го игнорират. В този случай, игнориране = толериране. Това, което се толерира, ще се увеличава. 

И това ще доведе до увеличаване, или фоновия шум на “на нас не ни казват”, или на ясния сигнал на “който иска да знае – да пита”. Но не може да се увеличат и двете едновременно. 

Създаването на прозрачност е част от онези мениджърски действия, които с малко усилите могат да постигнат голямо положително въздействие върху бизнеса. Малкото усилие, обаче, остава малко, само ако се прави регулярно на ежеседмична или ежедневна база. Ако се оставя за края или началото на месеца и тримесечието, със сигурност няма да е малко. И от там – със сигурност няма да е лесно. 

Всеки мениджър може да си избере малката тежест на ежедневното усилие за създаване на прозрачност и яснота в килограми, или тежестта на тримесечното усилие в тонове. 

Може да са абонирате за подкаста в следните платформи:

iTunes: https://apple.co/2ERR1gf 

Spotify: https://spoti.fi/2rY6LGX 

Castbox: http://bit.ly/2St4FL6 

​Google Podcasts: http://bit.ly/2Rjlnil