Ефективни срещи - яснота за "Кой ще направи какво до кога" | Подкаст епизод 056

​Пробвайте за един ден, вместо с “Приятна работа” да завършвате всяка среща с “Знаем ли, кой ще направи какво до кога?”. 

В началото, това може да увеличи срещите ви с 5-10 минути, но с течение на времето, ще ги съкрати. И ще увеличи ефективността им. 

Една от най-често срещаните студени точки в мениджърската практика (времеемки дейности с ниска добавена стойност) са неефективните срещи. Тези, които се правят по инерция от миналото, включват прекалено много хора и не на последно място -  са с неясни цели. 

Дали срещата е за събиране на идеи, взимане на финално решение, или представяне на нов проект? Не е ясно. 

И понеже целта не се казва в началото, хората действат импулсивно и предлагат решения, когато решението вече е взето. Или се иска от участниците да вземат решение на база на откъслечна информация от срещата, без да са се подготвили предварително. Или пък, един от най-лошите случаи – срещите се превръщат в арена за назидание, сочене с пръсти и изпускане на парата за 2-3 часа без почивка.

В един момент, работният ден е почти в края си, а мениджърите са били заклещени в неефективни срещи, които само им допринасят за увеличаване на текущата несвършена работа, неотговорните имейли и обездвижването на тялото с принос за нови гънки на корема. 

Ако средната продължителност на една непродуктивна работна среща е около час, и в края на срещата кажете, че някой ви е загубил времето, това означава само едно нещо. И то е – че ви сам сте си загубили времето. 

Може да кажете, че някой ви е загубил 5 минути – началото на срещата, но останалите 55 минути от срещата сте си ги изгубили вие. Не някой друг. Не вашия мениджър. Не неподготвения организатор на срещата. Вие сами сте си изгубили 55 ценни минути от живота си, просто защото сте дали приоритет на непродуктивната среща, вместо на реалната работа, която ви чака. 

Но понякога сте готови, някой друг “да ви загуби” времето, просто защото използвате това време, за да се разнообразите, или да “изключите”, докато сте в залата. 

Ако обаче наистина искате да си използвате качествено времето в работата, и да не станете част от масовото “календарно робство”, при което календарите управляват мениджърите, вместо обратното, тогава – ще участвате в срещи над 5 минути, само ако тези срещи са смислени и продуктивни. Иначе, времето никога няма да ви стига. Физически няма да бъде възможно да участвате в срещи, които са ви залепени в календара гръб до гръб, и в същото време да свършите всичко останало. 

Какво е решението за продуктивни срещи?

Възможно най-голямо опростяване на дневния ред и отговор на въпроса в края на срещата: “Кой ще направи Какво до Кога?”

Ако е ясно какво трябва да се свърши, но не е определено “кой” ще го свърши, най-вероятно действието ще бъде погълнато от черната дупка на колективната безотговорност. 

Ако е ясно кой трябва да свърши нещо, но няма съгласие какво точно е то, този с вършенето вероятно ще попадне в спиралата на обратната връзка тип: “трябваше да е една идея по-иначе”. 

Ако е ясно кой и какво трябва да се свърши, но не е зададен краен срок. Познайте в коя част на списъка със задачи ще попадне задачата без краен срок. В частта, която е пожелателна и ще бъде свършена само, когато “има време”. А, то никога няма да “има време”, освен ако то не се определи и съгласува предварително точно и ясно. 

Така че, каня ви да затворите днешните си срещи не с “Приятна работа”, а с “Знаем ли, кой ще направи какво до кога?”.

И след това с “Приятна работа”.