Дълги срещи = колективна безотговорност в камуфлаж | Подкаст епизод 365

Един от начините да заложите бомба със закъснителен механизъм, която да унищожи напълно ефективността на една среща, е просто да поканите прекалено много хора в нея. 

Понякога, прекалено много хора се оказват около заседателната маса с най-добри намерения - за да се чуе гласа на всеки, да се интегрира всяко мнение, всички засегнати от крайното решение да бъдат част от вземането му и т.н. 

В други случаи, намеренията не са толкова добри и свикването на много участници в срещите има за цел просто да размие отговорността, или дори да се прехвърли върху някой друг, ако някой мениджър усеща, че не се справя добре, но в същото време не е готов откровено да поеме отговорност за собствените си действия или бездействия пред всички останали. 

Независимо, дали с добри, или със съмнителни намерения, човекът който е собственик на срещата, трябва да е наясно, че наличието на прекалено много участници ще предопредели появата на проточени дискусии.  Тези проточени дискусии за чисто бягство от истинската работа. 

Излишни детайли от настоящето, дълги скокове в миналото и бъдещето - този зиг заг с многократна и рязка смяна на темите води до три основни неща в срещата - умора + фрустрация + липса на резултати.  

За да предотвратите появата на колективната безотговорност в камуфлаж, както и за да си спестите умората, фрустрацията и липсата на резултати, може да се фокусирате върху качественото провеждане на срещи в три направления.

И те се намират на линията на времето - какво правите преди, по време на и след срещата: 

1) Преди срещата - да се поканят само хората, които има смисъл да са в срещата и от които зависи взимането на решение. Има една тълпа от ходещи с лаптопи хора, които прескачат от среща в среща, тракат по клавиатурата в самата среща и никога не са разбрали последния въпрос към тях. Нямате нужда от тези хора около масата. Пратете им имейл след срещата. Говорейки за имейли, другото основно нещо, което следва да се свърши преди срещата е да се изпрати покана с достатъчно време за предварителна подготовка. Всичко, което ще се дискутира да е ясно предварително. Всеки да се е подготвил. Ако не е подготвен - просто да си признае, че не може да си управлява времето и да напусне за другата си среща, в която също ще бъде толкова неподготвен. 

2) По време на срещата - пълно внимание върху човека, който говори. Фокусиране върху същественото. Атакуване на тезите, аргументите и логиката, без атакуване на хората. Няма нужда някой да се съгласява някой друг. Има нужда да хората да се съгласят и обединят около принципи и споразумения, които имат смисъл, а не около конкретни хора. 

3) След срещата - изпращане на имейл с ясно послание за "кой ще направи какво до кога" и последващо отчитане на резултатите. 

Това е. 

​---
Книга "Студен душ за мениджъри" - http://www.equinox-partners.bg/cold-shower-for-managers-book.html

3-месечни лидерски програми (само затворени по поръчка на една компания) -http://www.equinox-partners.bg/management-development-program.html