Определяне на критерии за приоритизиране, вместо даване на готови приоритети

Управлението на времето е кодово име за управление на приоритетите. Оттук следва, че за да се управлява ефективно времето, е необходимо да има ефективно управление на приоритетите. 

Тук се появява и един голям подводен камък за ръководителите на екипи. Въпреки, че мениджърите осъзнават първото изречение и започват да приоритизират всекидневно, недостигът на време първоначално се увеличава, вместо да намалява. Защо?

Причината е много проста. В един момент мениджърите се превръщат в гара разпределителна, на която всеки претоварен колега идва и пита откъде да започне, какво може да отложи и върху какво да се фокусира за деня. 

Това донякъде е добре, защото хората вече не се напъват да свършат всичко едновременно. Приоритизират. Но вместо да го правят самостоятелно, непрекъснато се допитват до мениджъра си. Това е проблем. Както за самите хора, защото ще губят време в изчакване, но също така и за техните мениджъри, защото те ще бъдат непрестанно прекъсвани. 

С малки изключения, всеки следва да може да определи самостоятелно оперативните си приоритети на база на екипните, които се дискутират всяка сутрин или седмица. 

ВМЕСТО НЕПРЕКЪСНАТО ДА СЕ ПРОИЗНАСЯТ ОТ ПОСЛЕДНА ИНСТАНЦИЯ ЗА ПРИОРИТЕТИТЕ НА ХОРАТА СИ, МЕНИДЖЪРИТЕ СЛЕДВА ДА ДАДАТ ЯСНИ И ПРОСТИ КРИТЕРИИ ЗА ТОВА КАК ХОРАТА МОГАТ ДА ПРИОРИТИЗИРАТ САМИ. 

Ето някои примерни критерии за приоритизиране: 

- Наближаващи крайни срокове (вътрешни в компанията) – висок приоритет. 
- Наближаващи крайни срокове с финансови санкции за компанията – по-висок приоритет.
- Наближаващи крайни срокове с репутационен риск за компанията – най-висок приоритет. 

Ако хората са наясно, че следва да сложат с най-висок приоритет задачите, при които има репутационен риск за компанията, няма нужда някой друг да им обяснява, че от съседния отдел могат да изчакат справките си.

Даването на критерии, вместо приоритизиране наготово, дава възможност на хората в екипите да бъдат по-отговорни, да взимат по-самостоятелни решения и в крайна сметка – да използват по-ефективно времето си.

В резултат на това, мениджърите имат около себе си по-отговорни хора с обострено внимание, които не се превръщат в ходещи пощенски кутии за това някой друг да им подрежда дневния списък със задачи.

Твърде вероятно е да имате хора около вас, които все още искат вие да им определите приоритетите за деня, независимо, че те самите имат ясни критерии за това. Проблемът не е в искащите.  
​--
Книги от Пламен Петров - "Студен душ за мениджъри", "Паркирай егото" и "Бариери пред промяната - как мениджърите ги преодоляват заедно с екипите си" - https://www.equinox-partners.bg/books.html
---
3-месечна програма на Equinox Partners Ltd за развитие на ключови мениджърски умения (в цялата страна по индивидуална заявка) - https://www.equinox-partners.bg/management-development-program.html​